Protocol AVG NVP

De Nederlandse Vereniging van Preparateurs (hierna ‘NVP’) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit protocol is vastgelegd hoe de NVP omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, donateurs, workshopdeelnemers en abonnees op de Phoenix.

Privacy verklaring

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De NVP houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit protocol;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt en de gegevens niet langer gebruiken dan voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke (en ondubbelzinnige) toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • uw gegevens niet langer zullen bewaren dan nodig voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en actief daarover informeren en deze rechten respecteren.

Als NVP zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit protocol, of in algemenere zin, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, donateurs en abonnees

Persoonsgegevens van leden worden door de NVP verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ledenadministratie;
  • Contributieheffing;
  • Informatieverstrekking;
  • Uitnodiging voor bijeenkomsten en evenementen.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:

  • uw uitdrukkelijke toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens die blijkt uit de inschrijving (via aanmeldingsformulier, e-mail of brief).

De volgende persoonsgegevens worden door de secretaris verwerkt in een databestand:

  • Lidnummer;
  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres: straatnaam/huisnummer/postcode/woonplaats;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer(s).

Het databestand is via Dropbox beschikbaar voor de bestuursleden. De penningmeester heeft een kopie voor de financiële administratie (verzending contributiebrieven, zo nodig herinneringen en ontvangen betalingen).

Verwerking van persoonsgegevens van preparateurs

Op het openbare deel onze website staat een lijst van aangesloten preparateurs voor mensen die een preparateur zoeken. Op deze lijst staan per provincie de naam, woonplaats, telefoonnummer en specialisme van de betreffende preparateur. Deze gegevens zijn op verzoek van en met toestemming van de betreffende preparateurs op onze website geplaatst.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan de workshops

Persoonsgegevens van deelnemers aan de workshops worden door de NVP verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking;
  • Betaling inschrijfgeld;
  • Bevestiging van deelname aan de workshops.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:

  • uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, die blijkt uit uw aanmelding (via aanmeldingsformulier, e-mail of brief).

De volgende persoonsgegevens worden door de workshop coördinator verwerkt in een databestand:

  • Deelnemersnummer;
  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres: straatnaam/huisnummer/postcode/woonplaats;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer(s).

Wij verstrekken de voor- en achternamen van de workshopdeelnemers aan de exploitant van de gehuurde locatie ten behoeve van de brandweer (indien dit volgens de geldende regelgeving verplicht is).

Bewaartermijn van de persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door de NVP opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat men aangemeld is en maximaal twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, het donateurschap of het abonnement op de Phoenix.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden en indien daarvoor een grond bestaat. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Personen jonger dan 16 jaar

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking en verlies van gegevens, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens de NVP van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. De toegang tot Dropbox met de actuele ledenlijst is beperkt tot de bestuursleden.
  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord voor het ledengedeelte van onze website waar een actuele ledenlijst staat.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Het bestuur, commissieleden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage (inclusief een kopie van de verwerkte gegevens), rectificatie (aanvulling of wijziging) of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Het verwijderen van uw gegevens is alleen mogelijk als de gegevens niet meer relevant zijn voor het lidmaatschap. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Secretariaat NVP: Deventerstraat 155, 8171 NS Vaassen. Emailadres: